5 rapporter enhver optiker bør gennemgå hver måned

📊 5 rapporter enhver optiker bør gennemgå hver måned

Introduktion

I en travl hverdag som optiker kan det være fristende at “bare få tingene til at køre”. Men de mest succesfulde optikere i dag har én ting til fælles: De bruger deres data aktivt.

Ved at gennemgå få, men vigtige rapporter hver måned, får du indsigt i:

  • hvordan dine medarbejdere præsterer,

  • hvilke produkter der sælger bedst,

  • hvordan dine kunder booker tider,

  • og hvor din forretning har potentiale for vækst.

Med OptikPartner har du allerede alle disse data ved hånden – du skal bare bruge dem.

I denne artikel guider vi dig igennem 5 nøglereporter, der kan give dig bedre beslutninger, stærkere resultater og en sundere forretning.

👥 Medarbejderperformance-rapport

– Styrk dit team og løft hele klinikken

Dine medarbejdere er ikke bare ansigterne udadtil – de er motoren bag din forretning. Når du måler deres performance systematisk, får du ikke bare tal på papir – du får indsigt, du kan handle på.

🔍 Hvad bør rapporten indeholde?

De vigtigste datapunkter i en medarbejderrapport inkluderer:

  • Antal kunder betjent: Antal bookinger og ekspeditioner giver et klart billede af, hvem der har travlt – og hvem der måske har luft til mere.

  • Gennemsnitligt salg pr. kunde: En vigtig indikator for evnen til at rådgive, inspirere og skabe tillid.

  • Antal udførte tests: Synstest, linsekontroller og tilpasninger viser hvor teknisk aktiv medarbejderen er.

  • Tidsregistrering: Gør det muligt at vurdere effektivitet og balancere ressourcer.

💡 Hvorfor er det vigtigt?

  1. Gør det nemt at spotte styrker og udfordringer Når du kan sammenligne medarbejdernes præstationer måned for måned, bliver det tydeligt, hvor der er fremgang – og hvor der er brug for støtte. Måske har en ny medarbejder svært ved at få mersalg på stel, eller en erfaren optiker er overbooket og brænder langsomt ud. Data hjælper dig med at tage samtalen i tide.

  2. Skaber retfærdighed og motivation Når performance måles objektivt, kan du anerkende indsats baseret på fakta – ikke mavefornemmelser. Det motiverer og skaber en kultur, hvor man har lyst til at udvikle sig.

  3. Understøtter mål og bonusordninger Overvejer du at indføre individuelle mål eller bonusser? Performance-rapporten giver det nødvendige datagrundlag – og sikrer, at det bliver transparent og retfærdigt.

📈 Eksempel fra praksis:

Forestil dig, at du har to medarbejdere:

  • Maria har i gennemsnit 1.200 kr. i salg pr. kunde og gennemfører 10 synstest om ugen.

  • Jonas har 800 kr. i gennemsnitssalg og laver kun 4 synstest.

Ved første øjekast virker Jonas måske lidt stille – men når du dykker ned, ser du, at han faktisk bruger meget mere tid på hver kunde og scorer højt i kundetilfredshed. Det kunne pege på, at han skal have færre kunder – men måske have mere ansvar for kvalitetskontrol eller specialtilpasninger.

Omvendt kan Maria måske lære noget af Jonas’ tilgang – og sammen styrker de klinikken.

🚀 Med OptikPartner:

Medarbejderrapporten i OptikPartner giver dig:

  • Automatisk opsamlede tal fra POS, booking og testmodulet

  • Sammenligninger mellem medarbejdere

  • Overblik over både kvantitet og kvalitet i arbejdet

→ Og det hele tager kun få klik at hente.

🛍️ Produktsalgsrapport

– Få styr på, hvad der sælger (og hvad der samler støv)

Hvilke stel og glas bliver solgt mest? Hvad ryger først af hylderne? Og hvilke produkter ligger stille i skuffen måned efter måned?

En solid produktsalgsrapport er din bedste ven, når du vil forstå din forretning i dybden – og træffe kloge beslutninger, der sparer både tid og penge.

📦 Hvad bør rapporten indeholde?

  • Mest solgte produkter pr. måned: Identificér dine top-performere – stel, brilleglas, kontaktlinser eller tilbehør.

  • Salg pr. kategori: Giver dig overblik over hvilke typer produkter (fx børnestel, progressive glas, daglinser) der performer bedst.

  • Salg pr. medarbejder: Spot forskelle i rådgivning og præferencer hos dit personale.

  • Omsætningshastighed: Hvor hurtigt bevæger varen sig ud af lageret?

  • Lagerstatus og restordre: Hjælper dig med at planlægge nye bestillinger – og undgå både overfyldte hylder og udsolgte favoritter.

💡 Hvorfor er det vigtigt?

  1. Undgå over- og underindkøb Produktsalgsrapporten hjælper dig med at matche lageret med efterspørgslen. Du kan fx opdage, at bestemte stel kun sælger én gang i kvartalet – mens andre skal genbestilles hver uge. Det sparer dig både lagerplads og kapitalbinding.

  2. Planlæg bedre kampagner Du ser hurtigt, hvilke produkter der trækker kunder ind – og hvilke der har brug for et skub. Har du fx et stort lager af stel, der ikke sælger, kan du planlægge en kampagne med rabat eller “2 for 1”.

  3. Skab målrettet rådgivning Hvis du ser, at bestemte glas eller tilvalg sjældent bliver solgt, kan du sætte fokus på det i medarbejdertræning eller introducere nye præsentationsværktøjer i butikken.

📈 Eksempel fra praksis:

Du ser i rapporten, at:

  • Dit mest solgte produkt i marts var et Ray-Ban stel, som blev solgt 22 gange.

  • Samtidig har du 14 stel fra et andet mærke, der ikke er blevet solgt én eneste gang på tre måneder.

Med den viden kan du tage affære:

  • Forhandle bedre vilkår med leverandøren.

  • Omlægge din udstilling, så top-produkterne er mere synlige.

  • Fjerne langsomtsælgende varer og give plads til nye modeller.

🚀 Med OptikPartner:

Produktsalgsrapporten i OptikPartner gør det let at:

  • Filtrere salg pr. produkt, kategori eller medarbejder

  • Se lagerværdi og omsætningshastighed

  • Få indsigt i trends – måned for måned

→ Så du kan styre dit sortiment og lager med ro i maven.

📅 Rapport over bookings og ydelsestyper

– Forstå dine kunders adfærd og optimér din tid

Hvilke ydelser bliver oftest booket? Hvornår har du travlest? Og hvor mange tider bliver aflyst eller glemt?

Med en rapport over dine bookings og ydelser får du overblik over, hvordan din klinik rent faktisk bliver brugt – og hvor der er potentiale for forbedring.

🧾 Hvad bør rapporten indeholde?

  • Antal bookinger pr. ydelsestype: Fx synstest, linsekontrol, brillekonsultation, efterkontrol, rådgivning osv.

  • Fordeling over tid: Se hvilke dage og tidspunkter der er mest efterspurgte.

  • Udeblivelser og aflysninger: Hvor mange kunder møder ikke op – og hvornår?

  • Gennemsnitlig varighed af aftaler: Er dine bookingsatser realistiske ift. tid og ressourcer?

💡 Hvorfor er det vigtigt?

  1. Optimér bemanding og åbningstider Hvis rapporten fx viser, at du næsten aldrig har bookinger mandag morgen – men konstant er overbooket torsdag eftermiddag – kan du justere åbningstider og bemanding, så ressourcerne passer bedre til efterspørgslen.

  2. Tilpas dine ydelser til kundernes behov Ser du, at linsekontroller bliver booket meget sjældnere end forventet? Det kan pege på et kommunikationsproblem – måske ved kunderne ikke, at de bør komme oftere. Her kan automatiserede SMS-påmindelser og markedsføring gøre en forskel.

  3. Forebyg udeblivelser Hvis bestemte tidspunkter (fx fredag kl. 14) har mange udeblivelser, kan du enten undgå at booke disse tider – eller sætte ind med påmindelser og muligheden for let ombooking.

📈 Eksempel fra praksis:

I din månedlige rapport ser du, at:

  • 45 % af dine bookinger er synstest.

  • Kun 9 % er linsekontroller – selvom du har over 200 aktive linsebrugere.

  • Onsdag mellem kl. 12-14 har den laveste belægningsgrad, mens fredag eftermiddag er fuldt booket uge efter uge.

Med disse data kan du:

  • Lave en målrettet kampagne mod linsebrugere med “Tid til linsekontrol?”-beskeder.

  • Justere kalenderen, så flere medarbejdere er til stede fredag eftermiddag.

  • Tilbyde “drop-in” tider onsdag mellem 12 og 14 for at udnytte klinikkens kapacitet bedre.

🚀 Med OptikPartner:

Rapporten over bookinger og ydelser giver dig:

  • Et klart overblik over hvilke ydelser der driver din klinik

  • Data til at planlægge personale og markedsføring smartere

  • Mulighed for at reagere på trends og adfærdsændringer hos kunderne

→ Så du kan få mest muligt ud af din åbningstid – og sikre bedre kundeservice.

💰 Økonomisk oversigt

– Få styr på tallene og træf bedre beslutninger

Hver måned kommer og går – men ved du præcis, hvordan din klinik har performet økonomisk? Med en struktureret og overskuelig økonomisk rapport har du altid svarene lige ved hånden.

Det handler ikke kun om at kende sin omsætning – men om at forstå hvad der driver den.

🧾 Hvad bør rapporten indeholde?

  • Total omsætning pr. måned: Det samlede billede af, hvor meget du har solgt – opdelt i kategorier (fx stel, glas, kontaktlinser, ydelser).

  • Gennemsnitligt salg pr. kunde: Hvor meget handler dine kunder typisk for?

  • Antal transaktioner: Giver indblik i kundegennemstrømning.

  • Betalingstyper: Kontant, kort, MobilePay – og hvordan det udvikler sig over tid.

  • Refusioner/tilgodebeviser: Hold øje med returneringer og kundeudfordringer.

💡 Hvorfor er det vigtigt?

  1. Følg med i klinikkens sundhed Ved at følge din omsætning måned for måned, kan du hurtigt spotte udsving og agere i tide – fx hvis et kvartal starter langsomt, eller hvis en ny kampagne ikke giver det ønskede resultat.

  2. Se resultaterne af dine tiltag Har du sat priserne op, ansat en ny optiker eller indført en ny ydelse? Økonomirapporten viser, hvad der virker – og hvad der ikke gør.

  3. Skab budget og langsigtet planlægning Når du kender din gennemsnitlige omsætning og salg pr. kunde, kan du lægge realistiske mål og budgetter for næste kvartal eller år – baseret på fakta, ikke mavefornemmelser.

📈 Eksempel fra praksis:

I din rapport kan du se:

  • Omsætningen for marts var 223.500 kr.

  • Gennemsnitlig kundeomsætning var 1.090 kr.

  • 27 % af omsætningen kom fra stel, 18 % fra linser, og 35 % fra ydelser.

  • En stigning i MobilePay-transaktioner på 22 % i forhold til sidste måned.

På baggrund af det:

  • Justerer du dit lagerfokus, så du bestiller flere stel i populære prisklasser.

  • Overvejer at hæve prisen en smule på ydelser, fordi efterspørgslen er høj.

  • Indfører en “hurtigbetaling”-tablet ved kassen, fordi MobilePay-boomet tyder på, at kunderne ønsker nemme løsninger.

🚀 Med OptikPartner:

Med vores økonomiske rapporter får du:

  • Et komplet overblik over salg, gennemsnit, betalingsformer og trends

  • Mulighed for at sammenligne perioder og se udvikling

  • Automatisk integration med dit POS – alt samles ét sted

→ Så du kan træffe smartere beslutninger – og sove bedre om natten.

💬 Kundesegmentering og markedsføring

– Kend dine kunder, og tal til dem på det rigtige tidspunkt

Mange optikere lægger al energi i at skaffe nye kunder – men glemmer det enorme potentiale, der ligger i de eksisterende. Med en god rapport over kundesegmenter og markedsføringseffekt kan du få meget mere ud af din nuværende kundebase.

Det handler ikke om at “sælge mere” – det handler om at kommunikere mere relevant.

🧾 Hvad bør rapporten indeholde?

  • Aldersfordeling og livsfaser: Fx børn, unge, voksne, +60 – alle har forskellige behov.

  • Produktbrug: Er kunden brillebruger, kontaktlinsebruger – eller begge?

  • Besøgsfrekvens: Hvornår var kunden sidst i butikken? Er det tid til en påmindelse?

  • Kampagneeffekt: Hvem har åbnet og reageret på dine mails og SMS’er?

  • Tags og grupper: Fx “premium kunde”, “sportsbriller”, “tilbudssøgende”, “familiekunder” – afhængigt af hvordan du har kategoriseret dem.

💡 Hvorfor er det vigtigt?

  1. Målret din kommunikation og undgå spild Når du ved, hvem dine kunder er, og hvad de har brug for, kan du sende det rette budskab – til den rette person – på det rette tidspunkt. Det skaber langt bedre respons end masseudsendelser.

  2. Forebyg tab af kunder Du kan sætte automatiske flows op, fx:

    • “Det er 12 måneder siden dit sidste synstjek – book en tid her”

    • “Tid til linsekontrol?”

    • “Er du løbet tør for kontaktlinser?”

    Det holder dig top-of-mind og viser, at du er proaktiv.

  3. Skab loyalitet og relation Ved at sende personlige beskeder – fx fødselsdagshilsner med en lille rabat – eller invitere bestemte kundegrupper til events, bygger du en relation, der varer længere end stellets garantiperiode.

📈 Eksempel fra praksis:

Du opdager i rapporten:

  • 280 kunder ikke har været i butikken i over 18 måneder.

  • 53 af dem er kontaktlinsebrugere.

  • Kun 11 af disse har modtaget nogen kommunikation fra dig de sidste 6 måneder.

Med ét klik sender du en personlig SMS-kampagne:

“Hej [Navn], vi håber du er glad for dine kontaktlinser. Det er længe siden vi har set dig – er det tid til et tjek? Book tid her: [link]”

Resultat?
På 3 dage har 18 booket en tid – og 6 har bestilt linser igen.

🚀 Med OptikPartner:

Vores segmenteringsværktøj og marketingmodul gør det let at:

  • Filtrere og kontakte kunder baseret på præcise kriterier

  • Sætte automatiske flows op for opfølgning

  • Se åbningsrater, klik og effekt på kampagner

→ Så du kan bruge dine data til at opbygge stærkere relationer og skabe mere omsætning – uden at arbejde mere.

🔚 Afslutning: Lidt data – stor forskel

At drive en optikerforretning i dag kræver mere end bare faglig dygtighed og god kundeservice. Det kræver overblik. Og netop her er rapporterne din stærkeste hjælper.

Når du bruger dine data aktivt, kan du:

  • motivere og udvikle dit personale (rapport 1),

  • optimere dit sortiment og reducere lagerbinding (rapport 2),

  • tilpasse åbningstider og ydelser til dine kunders behov (rapport 3),

  • få styr på økonomien og styre efter mål (rapport 4),

  • og vigtigst af alt: få mere ud af de kunder, du allerede har (rapport 5).

💰 Hvad kan det betyde for din bundlinje?

Forestil dig følgende:

  • Du har 500 aktive kunder.

  • Med et simpelt marketing-flow får du bare 30 af dem til at booke én ekstra ydelse om året.

  • Gennemsnitsomsætning pr. konsultation: 900 kr.

Det svarer til:
📈 27.000 kr. ekstra omsætning – uden én eneste ny kunde.

Og det er bare én rapport, én kampagne – og 30 minutter af din tid.

🚀 Det behøver ikke være svært

Med OptikPartner har du allerede alle de nødvendige rapporter. Vi har gjort det nemt og hurtigt at få indsigt – og endnu nemmere at handle på det.

👉 Start med at sætte 30 minutter af hver måned.
👉 Brug rapporterne som pejlemærker.
👉 Og se hvordan din forretning vokser – både fagligt og økonomisk.

Vil du have hjælp til at komme i gang? Så kontakt os, og vi hjælper dig med at få det hele sat op.